Планирование завтраков в Excel: инструкция и бесплатный шаблон

Оглавление

1. Плюсы использования Excel
2. Минусы и скрытые риски
3. Концепция хорошего шаблона
4. Когда Excel становится недостаточно

Электронные таблицы Excel — мощный и знакомый многим инструмент. Неудивительно, что большинство отелей начинают свой путь к оптимизации завтраков именно с него. Это отличный первый шаг, чтобы уйти от записей в тетради, но важно понимать как сильные стороны этого подхода, так и его ограничения.

Плюсы использования Excel

• Доступность: Программа Microsoft Excel установлена практически на каждом рабочем компьютере.
• Гибкость: Вы можете создать любую таблицу, которая будет учитывать специфику именно вашего меню и процессов.
• Низкий порог входа: Большинство F&B менеджеров и поваров владеют базовыми навыками работы с таблицами.

Минусы и скрытые риски

Несмотря на плюсы, у Excel есть фундаментальные недостатки, которые проявляются при решении сложных задач, таких как прогнозирование.

Концепция хорошего шаблона для планирования

Если вы все же используете Excel, ваш файл должен состоять как минимум из нескольких связанных листов:

1. Справочник блюд: Список всех позиций меню с их себестоимостью и нормами расхода.
2. Прогноз: Лист, куда вы ежедневно вносите прогнозируемое количество гостей.
3. Расчет потребности: Главный лист, где формулы умножают количество гостей на нормы из справочника и показывают, сколько каждого блюда нужно приготовить.
4. Заявка поставщику: Итоговый лист, который суммирует потребности и помогает сформировать заказ.

На нашем сайте вы можете запросить готовые шаблоны для импорта в систему Zavtrix, которые можно использовать и как основу для ваших Excel-таблиц.

Когда Excel становится недостаточно

Excel — это отличный калькулятор, но плохой прогнозист. Он идеален для небольших отелей со стабильным спросом. Но как только вы хотите учитывать сезонность, разные сегменты гостей, дни недели и другие факторы, возможности Excel быстро исчерпываются.

Именно в этот момент на помощь приходят специализированные программы, как Zavtrix. Наше приложение — это не замена Excel, а следующий логический шаг. Мы берем на себя самую сложную часть — точное прогнозирование и автоматический расчет экономии, — избавляя вас от ручного труда и риска ошибок, но при этом позволяя экспортировать все отчеты в привычный формат .xlsx.